Směrnice o zpracovávání osobních údajů ve Straně zelených

Tuto směrnici schválila Republiková rada Strany zelených dne 15. ledna 2006.

§ 1 – výklad pojmů

  1. Osobním údajem se rozumí každá informace týkající se subjektu zpracovávaných údajů podle ustanovení § 4 zákona 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákona o OOÚ“).

  2. Citlivým osobním údajem je podle zákona (§4 písm.b/ zákona o OOÚ) pouze „osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuální orientaci. Citlivým údajem není údaj o členství ve Straně zelených (dále jen „SZ“) či jiné v politické straně, ani údaj o kandidování či zvolení do stranické či veřejné funkce. Citlivým osobním údajem je pro účely této směrnice jen takový politický postoj člena nebo příznivce SZ, který je vyjádřen v rozpravě při stranickém jednání, hlasováním nebo jiným způsobem či představen stranické veřejnosti, pokud je cílem člena nebo příznivce seznámit s tímto postojem členy a příznivce strany.

  3. Bez výslovného požadavku subjektu údajů se s výjimkou údajů o některém hlasování (viz § 6 odstavec 2) žádné citlivé údaje neshromažďují a náhodně získané takové údaje se neukládají a neuchovávají; likvidují se. Totéž platí o rodném čísle.

  4. Kde se v tomto předpise píše o členovi SZ, rozumí se tím i příznivec strany. Kde se píše o přihlášce, rozumí se tím členská přihláška a registrační přihláška příznivce.

  5. Kde se v tomto předpise hovoří o předsedovi základní organizace (dále jen „ZO“), rozumí se tím i jiný předsedou pověřený člen ZO; je-li v ZO zvolena rada, pověřuje předseda ZO jiného člena s jejím souhlasem úkony, které směrnice upravuje. Kde se v tomto předpisu hovoří o předsedovi městské organizace (dále jen „MO“), krajské organizace (dále jen „KO“), republikové rady (dále jen „RR“), o předsedovi krajské nebo ústřední revizní komise (dále jen „KRK“ a „ÚRK“), rozumí se tím i jiný člen rady nebo komise, kterého předseda se souhlasem rady nebo komise pověří úkony, jež směrnice upravuje. Kde se v tomto předpisu hovoří o vedoucím odborné sekce nebo pracovní skupiny, rozumí se tím i jiný člen sekce nebo skupiny, kterého vedoucí pověřil úkony upravenými směrnicí po poradě s dostupnými členy. Kde se v tomto předpise hovoří o hlavním manažerovi, rozumí se tím i osoba, kterou hlavní manažer pověří úkony upravenými touto směrnicí; k pověření si hlavní manažer vyžádá předchozí souhlas pověřeného člena PSZ (viz § 3 odstavec 2)

  6. Subjektem údajů se pro účely této směrnice rozumí

- a/ člen Strany zelených (dále jen „SZ“) - b/ bývalý člen SZ - c/ zájemce o členství nebo o status příznivce ve SZ - d/ jiná fyzická osoba, která není členem SZ a která při spolupráci se SZ poskytla osobní údaje v dobré víře, že budou zákonným způsobem chráněny

  1. Zpracováním osobních údajů (dále jen „ZOÚ) se rozumí úprava podle ustanovení § 4 zákona o OOÚ (písmena e/, f/ a g/). Zejména se jím rozumí shromažďování těchto údajů, jejich ukládání, uchovávání, zpřístupňování, pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, poskytování, zveřejňování, výměna, třídění, kombinování, blokování a likvidace tak, jak jsou tyto činnosti upraveny zákonem o OOÚ.

  2. Zpřístupňováním osobních údajů se rozumí jejich poskytování členům SZ. Dále se jím rozumí poskytování údajů osobám, s nimiž SZ na základě rozhodnutí stranického orgánu pravidelně spolupracuje, pokud jsou tyto spolupracující osoby poučeny, že osobní údaje nesmějí být použity k jinému účelu než k této spolupráci.

  3. Zveřejňování osobních údajů se rozumí jejich poskytování nestranické veřejnosti, včetně umístění na webové stránky.

  4. Zpřístupňování, předávání, šíření a poskytování osobních údajů se děje ústně v osobním nebo telefonickém styku, písemně prostřednictvím dopisu na papíře, faxem nebo elektronickou poštou nebo jakýmkoli jiným způsobem.

  5. Organizační složkou SZ se rozumí hlavní kancelář, RR a PSZ, revizní komise a revizoři, rady KO, MO a ZO, krajské a městské konference, členské schůze ZO, odborné sekce a pracovní skupiny. Pro účely této směrnice je organizační složkou SZ i sjezd strany.

  6. Správcem osobních údajů je SZ jako právnická osoba.

  7. Ke ZOÚ jsou určeni zpracovavatelé údajů, jimiž jsou hlavní manažer, předsedové ZO, MO a KO a vedoucí odborných sekcí a pracovních skupin – viz § 3 odstavce 3 až 5.

  8. Stranickým rozesílačem se rozumí rozesílač zřízený a spravovaný organizační složkou strany. Mimoorganizační rozesílač zřizují a spravují členové SZ nebo jejich skupiny, které nejsou totožné s organizačními složkami.

  9. Webovými stránkami se rozumí webové stránky SZ a jejích organizačních složek.

§ 2 – účel ZOÚ a jeho rozsah

  1. Tato směrnice upravuje v souladu se zákonem o OOÚ povinnosti SZ vůči subjektům údajů, práva subjektů údajů a povinnosti a oprávnění zpracovatelů a dalších osob při ZOÚ.

  2. Účelem ZOÚ ve SZ je zabezpečení stranické činnosti podle zákona č.424/1991 Sb., o sdružování v politických stranách, ve znění pozdějších předpisů, a podle stanov SZ, registrovaných ministerstvem vnitra.

  3. K naplnění zákonného účelu ZOÚ poskytuje každý zpracovatel každému členovi na jeho žádost osobní údaje člena typu A a B (viz § 3). Osobní údaje typu C (viz § 3) poskytne zpracovatel členu SZ podle správního uvážení, jehož podmínkou může být zpracovatelův požadavek, aby člen svou žádost zdůvodnil. Zpracovatel přitom může přihlédnout i k názoru subjektu údajů na žádost o poskytnutí údajů o jeho osobě. Souhlasí-li subjekt údajů s poskytnutím údajů žadateli, poskytne mu je zpracovatel vždy. Odmítnutí osobní údaje typu C zpracovatel vždy žadateli písemně zdůvodní. Žádost o poskytnutí údajů vyřídí zpracovatel do 14 dní.

§ 3 – správce a zpracovatelé

  1. O vnitřní úpravě ZOÚ rozhoduje RR, která přijímá, ruší, doplňuje a mění směrnici o ZOÚ. RR tak činÍ na návrh PSZ či ÚRK, nebo i bez takového návrhu. Přípravou návrhu změn a doplňků směrnice ZOÚ může RR pověřit jinou osobu. Před projednáním změn či doplňků směrnice v RR je návrh předložen k posouzení a vyjádření předsednictvu SZ a ÚRK. Změny a doplňky směrnice či nový předpis ZOÚ může místo RR přijmout sjezd SZ.

  2. Za ochranu osobních údajů a za zákonnost jejich zpracovávání odpovídá člen PSZ, jehož určí RR (dále „pověřený člen PSZ“). Jeho činnost kontroluje každých šest měsíců ÚRK. Jeho jméno s kontaktní adresou je uváděno nejméně jednou za měsíc na všech stranických rozesílačích. Je uváděno také na všech webových stránkách, kde je pravidelně aktualizováno. Členům SZ spravujícím mimoorganizační rozesílač se doporučuje, aby jméno pověřeného člena PSZ a kontakt na něj jednou za měsíc na rozesílači rovněž uváděli.

  3. Osobní údaje člena nebo příznivce SZ uvedené na přihlášce a dále osobní údaje člena, které jsou patrny ze stranických dokumentů, zápisů, korespondence, atd., nebo které hlavní kancelář nebo jiný stranický orgán získá náhodně, jsou zpracovány na ústřední úrovni hlavním manažerem, který je hlavním zpracovavatelem údajů SZ. Pověřený člen PSZ poučí hlavního manažera o povinnosti mlčenlivosti a jeho dalších povinnost a oprávněních. Posoudí se ním technické zabezpečení ochrany osobních údajů.

  4. Hlavní manažer může pověřit jiné osoby zpracováváním osobních údajů, pokud je poučí o jejich povinnosti mlčenlivosti, způsobu ochrany osobních údajů, a dalších povinnostech.

  5. Zpracovateli jsou dále každý předseda KO, MO a ZO a každý vedoucí odborné sekce a pracovní skupiny, kteří zpracovávají osobní údajů členů činných v jejich působnosti. Předsedy KO poučuje o jejich povinnostech hlavní manažer za přítomnosti pověřeného člena PSZ. Předsedy MO a ZO poučuje předseda KO za přítomnosti předsedy KRK. Vedoucího odborné sekce poučuje člen PSZ pověřený koordinací odborných sekcí. Vedoucího pracovní skupiny poučuje předseda orgánu, který skupinu zřizuje.

  6. O poučení podle odstavců 2 až 5 pořídí ten, který poučení dává, krátký záznam, který poučovaný potvrdí svým podpisem. Záznam uchovává poučující po dobu působnosti poučovaného zpracovatele.

§ 4 – druhy osobních údajů

  1. Na přihlášce jsou uváděny údaje povinné (A), údaje povinně zpřístupňované bez souhlasu člena (B), údaje dobrovolné (C) a údaje, které se stranické veřejnosti nezpřístupňují (D).

  2. Přihláška existuje ve třech stejnopisech, které uchovávají předseda ZO, předseda KO a hlavní manažer, kteří jsou zpracovateli údajů. Je-li v KO i MO, jsou stejnopisy přihlášky čtyři a ustanovení směrnice platná pro KO se přiměřeně použijí pro MO. K přihlášce se přikládají další listy s novými údaji. Přihlášky uchovává zpracovatel údajů tak, že k nim má přístup pouze on.

  3. Písemnosti obsahující osobní údaje vzniklé při činnosti odborné sekce resp. pracovní skupiny vede její vedoucí, který je rovněž zpracovatelem údajů.

  4. Již vyplněné či uchovávané přihlášky zpracovatel nemění, ani když neodpovídají této směrnici. Je-li však v nich uvedena národnost nebo jiný citlivý údaj, je znečitelněn. Znečitelněno je i rodné číslo , které je nahrazeno údajem o datu narození.

  5. Povinně poskytovanými údaji (A) je jméno, příjmení, datum narození a adresa pobytu, na niž je možno doručovat poštovní zásilky. Člen je povinen tyto údaje, které postačují ke ztotožnění jeho osoby, tak, aby nemohla být zaměněna s jinou osobou, uvést na přihlášce a případnou změnu do jednoho měsíce oznámit třem zpracovatelům údajů přihlášky (viz odstavec 2), kteří změnu na ní či v její příloze vyznačí.

  6. Povinně zpřístupňovanými údaji (B) jsou údaje (A) a dále tyto údaje: označení ZO člena, číslo průkazu člena SZ, údaje o přestupu do jiné ZO, všechny stranické a veřejné funkce a členství v odborných sekcích a pracovních skupinách, dále údaje o jeho zařazení na stranických rozesílačích, údaje o placení členských příspěvků a jejich snížení. Povinně zpřístupňované údaje vede zpracovatel údajů v záznamu o údajích, v případě předsedů ZO, MO, KO a hlavního manažera jako přílohu k přihlášce.

  7. Dobrovolně poskytovanými údaji (C) je akademický titul, elektronická adresa, telefonní spojení, zařazení člena do mimoorganizačních rozesílačů, povolání a/nebo sociální postavení, označení zaměstnavatele a postavení v zaměstnání, údaje o vzdělání či současném studiu a o jazykových či jiných schopnostech, mohou-li být k užitku SZ, odborné či amatérské zájmy, členství ve sdružení, spolcích, církvích apod. Uvede-li člen dobrovolně takový údaj, je pro účely uvedené v odstavci 1 údaje ve SZ zpracován bez jeho dalšího souhlasu. Čl en si však může vyžádat, že některý údaj bude zpřístupňován jen některým stranickým orgánům a k některým účelům, které na přihlášce označí, nebo zpracovávání těchto údajů zcela vyloučit. Změny na přihlášce či v její příloze a v záznamu údajů vyznačuje zpravidla na žádost nebo z podnětu člena zpracovatel údajů.

  8. Údaje, které se stranické veřejnosti nezpřístupňují (D), jsou odpovědi na otázky, položené v přihlášce, k nimž přihlíží ZO při přijímání člena. Proto uchovává každý zpracovatel přihlášku zvlášť od ostatní dokumentace, aby zabránil nejen zveřejnění těchto údajů, ale i jejich zpřístupnění členům SZ..

  9. Osobní údaje A, B, C i D je možno zveřejňovat, například na webových stránkách, pouze s předchozím souhlasem subjektu údajů. Souhlas může být poskytnut telefonicky nebo elektronicky, o čemž učiní osoba, která souhlas získala, záznam, který uchovává po dobu zveřejňování.

§ 5 – povinnosti zpracovatele a práva členů SZ

  1. Každý zpracovatel poskytuje jednou čtvrtletně prostřednictvím příslušného stranického rozesílače všem členům v jeho působnosti seznam členů dané organizační složky. Seznam se sestává z jmen a příjmení členů, případně akademických titulů, a je z něho patrné, kdo je zařazen na rozesílači a z jaké je ZO. Adresy, elektronické a adresy bydliště, ani jiné osobní údaje seznam neobsahuje.

  2. Správci mimoorganizačních rozesílačů (v současné době například zeleni-l@ecn.cz; zedníci, beseda, otevreni) se řídí ustanovením odstavce 1 přiměřeně..

  3. Hlavní manažer poskytuje stranické veřejnosti jednou čtvrtletně prostřednictvím příslušného stranického rozesílače seznam všech stranických zpracovatelů, a to i s jejich elektronickými adresami; u každého uvede jeho působnost při ZOÚ. Jméno, příjmení a elektronická adresa zpracovatele je rovněž umisťovány na webových stránkách SZ a jejích organizačních složek. Kontakt na správce jednotlivých mimoorganizačních rozesílačů poskytuje takto hlavní manažer v případě, že ho o to správce mimoorganizačního rozesílače požádá.

  4. Seznam rozesílaný podle odstavce 1 doplňuje seznam osob, které nejsou součástí předmětné organizační složky, případně nejsou členy SZ; i zde se uvádějí jejich jména a příjmení Může být přitom uvedeno označení osoby (profese, postavení, název organizace či instituce, kde působí), z něhož je patrný důvod zařazení na rozesílač. O zařazení takové osoby na rozesílač rozhoduje stranický orgán, který zpracovatel zastupuje, v případě ZO o tom rozhoduje ZO.

  5. Člen SZ může kdykoli oznámit, že si nepřeje, aby údaj typu C, který straně dobrovolně poskytl, nebo údaj obdobný, který se dostal do ZOÚ náhodně nebo jinou cestou, strana nadále zpracovávala, Zpracovatel údaj zlikviduje do osmi dnů od oznámení člena. Zpracovatel, na něhož se člen obrátí, je povinen oznámení subjektu údajů dalším zpracovatelům. (Viz též § 4 odstavec 7 věta třetí.)

  6. Kdokoliv také může oznámit, že si nadále nepřeje, aby jeho elektronickou adresu docházela pošta posílaná prostřednictvím konkrétního rozesílače, stranického nebo mimorganizačního. Zpracovatel údajů rozesílače jeho adresu do osmi dnů vyřadí. Tento postup se doporučuje i správcům mimoorganizačních rozesílačů. Pokud se člen nerozhodne podle odstavce 3, je jeho elektronické adresy pro jinou stranickou činnost i nadále užíváno.

  7. Členům SZ a jejich skupinám, spravujícím mimoorganizační rozesílače, se doporučuje, aby postupovali obdobně a přiměřeně používali ustanovení této směrnice, zvláště odstavce 1, 3 a 5.

  8. Člen může kdykoliv požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů. Zpracovatel mu vyhoví podle § 12 zákona o OOÚ.

  9. Informace a rubriky na webových stránkách SZ a jejích organizačních složek jsou v zásadě veřejně přístupny ke čtení. Na stránkách pouze pro členy je však možno zveřejňovat příspěvky členů a příznivců SZ do diskusního fóra členů SZ.

  10. V rubrikách webových stránek SZ a jejích organizačních složek, které umožňují aktivně přispívat do obsahu, jsou příspěvky podepsány jménem a příjmením autora a označení jeho ZO.

§ 6 – zápisy z jednání

  1. Zápisy z jednání stranických orgánů jsou zásadně veřejné. Stranickým předpisem je možno upravit, které údaje v zápise nebudou vůbec, nebo které údaje se zapíšou odděleně, nebudou zveřejněny, nebo budou zpřístupněny jen těm stranickým orgánům, které předpis určí.

  2. Jednací a volební řád může určit případy, kdy způsob hlasování člena orgánu není posuzován jako politický postoj a není tedy citlivým osobním údajem, vyžadujícím při zpřístupnění nebo zveřejnění souhlasu subjektu údajů.

  3. Požadavek člena, aby se jeho separátní či menšinové stanovisko stalo součástí zápisu je vyjádřením souhlasu s jeho zveřejněním.

  4. Korespondence a další písemnosti mohou obsahovat osobní údaje, včetně citlivých. Zpracovatelé jsou proto povinní je uchovávat tak, znemožnili jejich zveřejnění a umožnili jejich zpřístupnění subjektu údajů a členům SZ.

§ 7 – kontrola ZOÚ

  1. ZOÚ kontrolují revizní orgány. Činí tak podle plánu činnosti, z podnětu člena SZ nebo i z vlastní iniciativy.

  2. Předseda ÚRK a KRK jakož i revizor MO a ZO jsou oprávněni seznamovat se i s osobními údaji typu C a D.

  3. ÚRK pořádá pravidelné školení zpracovatelů a členů revizních orgánů o ochraně osobních údajů.

§ 8 – ustanovení závěrečná

  1. Případné stranické předpisy upravující ochranu osobních údajů, jejich zpracovávání a používání ke stranické pozbývají platnosti po třech měsících od vstupu této směrnice v platnost. Stranické orgány je mohou nahradit Novými předpisy, odpovídajícími této směrnici a zákonu.

  2. Tato směrnice vstupuje v platnost 15. den po jejím schválení republikovou radou.

  3. Tato směrnice nabude účinnosti v den, kdy vstoupí v platnost, s výjimkou ustanovení § 5 odstavce 9 a 10, jejichž nabytí účinnosti vyhlásí předsednictvo SZ podle technických možností provedení změn na webových stránkách.